Presentar algo por una sede electrónica tiene un patrón conocido: rellenas todo, llegas al final, subes el documento y salta un error. Vuelves a empezar. La mayoría de esos rechazos son por cuatro motivos, y todos se pueden resolver antes de entrar.

1. El tamaño máximo, que suele ser ridículo

Es el rechazo número uno. Muchas sedes ponen el tope en 2, 5 o 10 MB por archivo, y algunas bajan a 1 MB. Un contrato escaneado normal se pasa sin despeinarse.

Lo importante: busca el límite antes de empezar, no cuando ya estés en el paso final. Suele estar en la ayuda del trámite o junto al botón de subir.

Con el número en la mano, comprimir a un tamaño concreto resuelve directamente: le dices el límite y busca sola la mejor calidad que quepa. Si aun así no llega, casi siempre es que estás mandando páginas que no hacen falta.

2. Un solo archivo cuando te piden uno solo

Si el formulario admite un único adjunto y tú tienes el DNI por un lado, el justificante por otro y el formulario firmado por otro, hay que juntarlos en un solo PDF y en el orden que indique el trámite. Con unir PDF los combinas y colocas las páginas arrastrando.

Al revés también pasa: si te piden los documentos por separado, no mandes uno con todo dentro. Es motivo de subsanación y te retrasa semanas.

3. Solo lo que piden

Adjuntar de más no suma puntos: da trabajo a quien revisa y aumenta el tamaño. Si piden las tres primeras páginas del contrato, manda tres páginas. Quitar páginas o dividir el PDF lo dejan justo.

Y al contrario: revisa que no falte nada. Un documento incompleto es el segundo motivo de subsanación más común.

4. La firma: aquí es donde falla la gente

Este es el punto que más confusión genera, así que sin rodeos: para una administración pública, una firma escaneada normalmente no vale.

Las sedes exigen firma electrónica cualificada: certificado de la FNMT, DNI electrónico o Cl@ve. Se firma con programas como Autofirma o desde la propia sede, y el documento queda sellado criptográficamente.

Nuestra herramienta de firmar PDF no sirve para eso, y preferimos decírtelo antes de que pierdas la mañana: produce una firma manuscrita digitalizada, estupenda para acuerdos privados y presupuestos, pero no es lo que pide una administración. Si en el trámite aparece la palabra «certificado», ese es tu camino.

Ojo con el orden: firma al final. Si firmas y luego comprimes, unes o quitas páginas, rompes la firma, porque cualquier cambio posterior la invalida. Prepara el documento completo, compruébalo, y firma lo último.

Detalles pequeños que también rechazan

  • El nombre del archivo. Muchas sedes rechazan tildes, eñes, espacios o símbolos. Usa algo como solicitud-ayudas-2026.pdf: minúsculas, guiones y nada más.
  • PDF de verdad. Renombrar un .docx a .pdf no lo convierte. Exporta como PDF desde el programa.
  • Sin contraseña. Un PDF protegido no lo puede abrir el sistema y lo rechaza.
  • Que se lea. Si es un escaneo, comprueba que el texto se distingue después de comprimirlo. Un documento ilegible es subsanación.
  • Guarda el justificante. Al terminar, descarga el resguardo con el sello de tiempo. Es tu única prueba de haber presentado en plazo.

El orden que funciona

  1. Averigua el límite de tamaño y si quieren uno o varios archivos.
  2. Reúne los documentos y quita lo que no piden.
  3. Únelos en el orden indicado, si procede.
  4. Ajusta el tamaño por debajo del límite, con margen.
  5. Comprueba que se lee bien y renombra sin tildes ni espacios.
  6. Firma con certificado, al final.
  7. Sube, y guarda el justificante.