Casi todos los correos rechazan adjuntos por encima de 25 MB, y muchos servidores de empresa aprietan bastante más: 10 MB es un límite muy habitual, y algunas administraciones se quedan en 5 MB. Además hay un detalle que despista a mucha gente: el correo engorda los adjuntos alrededor de un 33 % al codificarlos para el envío, así que un archivo de 20 MB puede plantarse en 27 MB reales y ser rechazado aunque el límite fuera 25.
Con eso en la cabeza, estas son las cuatro salidas, de mejor a peor.
1. Comprimir el PDF (si tiene fotos o está escaneado)
Es la primera opción que hay que probar, porque si funciona no molesta a nadie: el destinatario recibe un adjunto normal y no tiene que hacer nada raro.
Funciona muy bien cuando el peso viene de imágenes: un contrato escaneado a 300 puntos por pulgada, un catálogo con fotos, un informe con capturas. Ahí es normal bajar entre un 60 % y un 90 % sin que se note al leerlo en pantalla.
Y funciona mal —conviene saberlo antes de perder el rato— cuando el PDF es solo texto. El texto ya está guardado de forma muy compacta; comprimirlo por este método lo convierte en imágenes y el archivo puede acabar pesando más. Si tu documento es un contrato escrito a ordenador sin fotos, salta directamente al punto 2 o al 3.
Si tienes un límite concreto que cumplir —«máximo 2 MB»—, es mejor decírselo a la herramienta que ir probando: comprimir a un tamaño concreto busca sola la mejor calidad que quepa. Si solo quieres aligerar sin un número exacto, comprimir PDF te enseña el antes y el después.
2. Quitar lo que sobra
Esta es la opción que casi nadie considera y muchas veces es la mejor. Un correo con «el contrato» rara vez necesita las cuarenta páginas de anexos genéricos. Si mandas solo lo que hay que leer, el archivo adelgaza sin perder ni una pizca de calidad, porque las páginas que quedan se copian tal cual.
Con quitar páginas eliminas lo que sobra, y con dividir PDF te quedas solo con el tramo que interesa. Es la única vía que no degrada nada.
3. Partirlo en varios correos
Funciona siempre y no pierde calidad, pero es la más incómoda para quien lo recibe: tiene que descargar varios archivos y juntarlos mentalmente. Si lo haces, hazlo bien:
- Parte por secciones con sentido, no por número de megas. «Contrato» y «Anexos» se entiende; «parte 1 de 3» obliga a abrir los tres.
- Numera los archivos en el nombre y dilo en el cuerpo del correo.
- Avisa de cuántos van a llegar, para que nadie se quede esperando uno que ya llegó.
Un aviso importante: no uses un ZIP partido en varios trozos para esto. Muchos filtros de correo corporativo bloquean los archivos comprimidos, y si falta un trozo no se puede abrir ninguno.
Asunto: [Documento] - 1 de 3 Hola: Te mando [el documento] en tres correos porque no entra en uno solo. Este es el primero de tres: 1 de 3 - Contrato (páginas 1 a 12) 2 de 3 - Anexos I y II 3 de 3 - Planos Si alguno no te llega, dímelo y te lo reenvío. Un saludo, [Tu nombre]
4. Enviar un enlace
Subes el archivo a un almacenamiento en la nube y mandas el enlace. Es lo que recomiendan todos los proveedores de correo, y para archivos de verdad grandes —un vídeo, un catálogo de 200 MB— es la única opción sensata.
Pero tiene dos inconvenientes que no siempre se cuentan. El primero: el documento pasa a estar alojado en un servicio de terceros, con lo que eso implica si contiene datos personales o información sensible. El segundo, más práctico: los enlaces caducan, se revocan y a veces el destinatario necesita una cuenta para abrirlos, mientras que un adjunto se queda en su buzón para siempre.
Si el documento es delicado y puedes evitarlo, evítalo. Si no queda otra, pon caducidad al enlace y bórralo cuando ya no haga falta.
Cómo decidir en diez segundos
- ¿Está escaneado o lleva fotos? Comprímelo. Casi seguro que resuelve.
- ¿Es texto y muy largo? Quita lo que sobre o manda solo la parte que hay que leer.
- ¿Es texto, corto y aun así pesa? Raro: suele ser una fuente incrustada enorme o una imagen escondida. Prueba a comprimir; si no baja, manda enlace.
- ¿Es delicado? Evita la nube. Comprime, recorta o parte.
Y un consejo que ahorra disgustos: comprueba el tamaño final antes de darle a enviar. Con el margen del 33 % que añade el correo, apunta a quedarte holgadamente por debajo del límite, no justo en la raya.